Egy vállalkozás tennivalói a lezárt üzleti éveivel

Mert ugye az üzleti évet lezáró beszámolók beadásával nem szűnik meg minden teendője egy vállalkozásnak az elmúlt időszakával. Azon kívül, hogy helyet kell szorítani a könyvelőtől átvett dossziéknak, tisztában kell lenni a bizonylat megőrzési szabályokkal. 

Amivel igazából tisztában kell lenni, az az elévülési idő. Amikor konyhanyelven öt évről hallunk, az sem annyi, mert nem mindegy, hogy honnan kell számolni. Az Art. szabályai szerint az adó megállapításához való jog elévüléséig kell megőrizni egy üzleti év iratait. Nem elég azonban csak megőrizni, hanem olyan formában kell tartani, hogy az anyagból az elévülési időn belül bármikor megállapítható, vagy akár ellenőrizhető legyen a fizetendő adó nagysága.

Az adó megállapításához való jog az Art. szerint annak a naptári évnek az utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni. De ha egy adott időszak bevallását önellenőrzéssel helyesbítette időközben a vállalkozás, akkor az önellenőrzést alátámasztó bizonylatok, nyilvántartások esedékességét kell az elévülési idő kezdetének tekinteni. A megőrzési kötelezettség teljes egészében az adózót terheli, így annak felelősségét másra nem lehet áthárítani, de minden esetben szükséges az időpontok miatt a könyvelővel egyeztetni egy esetleges selejtezést.

Tehát a 2010-es üzleti évre vonatkozó adózás iratait 2016. december 31-ig kell megőrizni és az adóhatóságnak bejelentett iratőrzési helyen tárolni. A 2011-es évben pedig a 2004-es vagy az azt megelőző adóévekhez kapcsolódó adózási iratok megőrzési kötelezettsége szűnik meg, tehát elvileg selejtezhetők már, amit természetesen selejtezési jegyzékkel kell és érdemes is dokumentálni.

A számviteli törvény pedig néhány, kiemelt fontosságú bizonylatra a fentiektől eltérő elévülési időt határoz meg.
•    a könyvviteli elszámolást alátámasztó számviteli bizonylatokat (főkönyvi kartonok, részletező nyilvántartások stb.) legalább 8 évig olvasható formában, visszakereshető módon kell megőriznie
•    ettől eltérően, az üzleti évről készült beszámoló és az azt alátámasztó főkönyvi kivonat, leltár, értékelés esetében a megőrzési kötelezettség azonban 10 éves időtartamra terjed ki.
Ezek a határidők vonatkoznak akkor is a vállalkozásra, ha az adózó átalakult, illetve megszűnt, vagyis az iratokat erre hivatkozva nem lehet hamarabb megsemmisíteni.

S amit egyáltalán nem lehet ilyen rövid időn belül selejtezni, az a bér és munkaügyi nyilvántartások, hiszen azokra a nyugdíj kiszámításához vagy a szolgálati idő megállapításához az 5, 8 vagy 10 éves elévülési időn túl is szükség lehet.
Az elektronikus úton benyújtott Mérleg- és Eredmény kimutatás beszámolókra vonatkozó 10 éves megőrzési idő a vállalkozás meghatalmazottjára vonatkozik – legtöbbször a könyvelőre -  akinek a számviteli törvény   előírásai szerint elkészített beszámolók eredeti, aláírt példányát kell megőriznie 10 évig. Egy esetleges ellenőrzéskor ezzel bizonyítható, hogy az elektronikusan beküldött beszámoló tartalmában az eredetileg elfogadott, aláírt beszámolóval megegyezik, teljesen azonos.

Ellenőrizzük irattárunkat figyelmesen, s könyvelőnk segítségével egyeztessük a selejtezhető üzleti éveinket.

T. Zs.

www.adoszabaszat.hu