Lássuk be, az e-mail a leghatékonyabb kommunikációs és marketing eszköz, amely manapság a vállalkozások rendelkezésére áll. Kézbesítési ideje csaknem azonnali, egyúttal költséghatékony, és az online vállalatok által legszélesebb körben alkalmazott eszköz, amelyet a fogyasztók elérésére lehet használni - ráadásul a hagyományos levelezésnél gyorsabban. Az e-mail használatának módja azonban egyszerre lehet kulcs ajánlatunk sikeréhez vagy... bukásához. Mielőtt tehát ráklikkelnénk a küldés gombra, győződjünk meg róla, hogy az e-mail tartalma megfelelő, szakszerű és tükrözi üzleti céljainkat. Ha vesszük a fáradságot, hogy jól átgondolt e-mail kampányt tervezzünk, a jó kommunikáció eredményessége eladásaink, termelékenységünk és nyereségességünk javulásán tükröződik majd vissza.

Számtalan etikett és egyéb szabály érvényes az e-mail kampányokra. A legalapvetőbb elvárás - mint a kommunikáció minden formája esetén - az általános udvariasság és alapvető jómodor. Álljanak tehát itt a legfontosabb etikett elvárások és szabályok:
1.Üzleti e-mailünknek a bármilyen más formában írt üzleti levelezésünk pontosságát és formalitásait kell tükröznie. A címzettet a hagyományos postai levélben használatos módon illik és kell megszólítani, illetve üdvözölni. Ne használjunk beceneveket, és ne szólítsuk a címzettet keresztnevén, hacsak nem ismerjük valóban közelről. Kétség esetén használjuk a vezetéknevét.
2.Üzenetünk legyen rövid és lényegretörő. A tartalom legyen velős, gondolataink ne csapongjanak el a tárgytól. A cél, hogy üzenetünk tömören, gyorsan, pontosan eljusson a címzetthez. Ne vesztegessük a fogyasztó idejét és energiáját, hiszen a legtöbb címzett több száz e-mailt is kaphat egy nap.
3.Mindig ügyeljünk a jó nyelvtanra és helyesírásra. Ebben a kérdésben nincs helye kibúvónak. Mint minden írott anyag esetén, gondolatainkat zárjuk le és kerek mondatokon keresztül fogalmazzuk meg. Az e-mail írás ugyanolyan, mintha levelet írnánk, csupán hamarabb ér célba. Éppen ezért mielőtt elküldenénk, olvassuk át az e-mail tartalmát, és javítsuk az esetleges nyelvtani vagy helyesírási hibákat. További jótanács, hogy ne essünk túlzásokba a központozással, azaz ne használjunk tucatnyi felkiáltójelet a mondat végén, csak hogy növeljük nyomatékát. A lényegnek nem ilyen megoldásokban, hanem az e-mail tartalmában kell tükröződnie.
4.Az e-mail üzenete ne 6 bekezdésen keresztül taglalt üzleti reklám legyen. Az üzenet legyen rövid, és ragadja meg az olvasó figyelmét. Pontokba szedve hangsúlyozhatjuk mondanivalónkat és a közvetíteni kívánt üzenetet. Ne használjunk 80 karakternél többet egy sorban, mivel néhány e-mail kezelő felület automatikusan megtöri a sorokat egy bizonyos karakterszám után. Egyébként sincs senkinek sem ideje egy bekezdésnél vagy két pontba szedett gondolatnál több elolvasására.
5.Használjunk egyszerű szöveg megjelenítést az e-mail alaki formázásánál. Törekedjünk egyszerűségre, és ne felejtsük, hogy nem mindenki képes komplex HTML formátumú levelek fogadására. Márpedig a cél, hogy e-mailünket minden címzett megkapja. Mi a haszna olyan e-mailek kiküldésének, amelyekről csak feltételezhetjük, hogy címzettjeik esetleg megkapják őket? Az elvesztegetett erőfeszítés elvesztegetett idő. Egyszerű betűtípus és egyszerű formátum a megfelelő megoldás. Válasszuk el üres sorokkal a bekezdéseket vagy pontokba szedett gondolatokat, könnyítve ezzel a levél olvashatóságát.
6.E-mailünket zárjuk aláírással. Gondoljunk arra, hogy egy hivatalos üzleti levelet sem küldenénk ki aláírás nélkül. Ugyanez a szabály érvényes az e-mailekre is. Vegyük hát bele a nevet, beosztást és a vállalat nevét, majd az aláírás mellett szerepeltessük az elérhetőségeket, azaz az e-mail címet, telefon- és faxszámot. Az elérhetőségek megadása azt jelzi a fogyasztók felé, hogy kérdés vagy szükség esetén felvehetik cégünkkel a kapcsolatot.
7.Válasz érkezett e-mail kampányunkra? Válasz esetén kötelező felvenni a kapcsolatot a potenciális ügyféllel, és a lehető leghamarabb válaszolni e-mailjére. A válaszadás során mindig küldjünk új e-mailt, ne használjuk a "válasz/reply" funkciót. Küldjünk új e-mailt, a kérdés megválaszolása és az ajánlat megismétlése mellett egy újabb üzenet megfogalmazásával. Ezzel jelezhetjük a fogyasztó felé, hogy személyesen kezeljük megkeresését, és reagálunk az ajánlattal kapcsolatban megfogalmazott kérdésére.
8.E-mail esetén is mindig tiszteljük a fogyasztó adatvédelemhez fűződő jogait. Győződjünk meg róla, hogy a címzett hozzájárult, hogy megkapja e-mailünket. A legfontosabb, hogy ne osszuk meg a címzettek e-mail címeit senki mással, legkevésbé címgyűjtő vállalatokkal.
9.Fogalmazzuk meg úgy a tárgyat, hogy összegezze az üzenet tartalmát. A címzett ezáltal már az e-mail megnyitása előtt betekintést nyer annak tartalmába, ráadásul a tárgy a későbbiek és visszacsatolás esetén azonosítja és visszakereshetővé teszi az üzenetet. Válasszunk figyelemfelkeltő, pozitív tárgyat, amely megragadja az olvasót és készteti az e-mail elolvasására.
10.A spam, azaz a kéretlen e-mail az elektronikus marketing törvényenkívülije. Az engedélyezett e-mailekhez kapcsolódó marketing az egyetlen járható út bármely vállalkozás számára. A megoldás a levelek fogadásához történő hozzájárulás, és a címzett majd eldönti, akarja-e fogadni anyagainkat. Ezzel egyúttal tiszteletben tartjuk adatvédelmi jogaikat. Garantáltan feketelistára kerülünk, ha levelünk kéretlenül érkezik, ráadásul hozzájárulása nélkül reklám e-mailt küldeni valakinek egyszerűen udvariatlan. Gondoljunk a telemarketingesekre, akik az otthonunkban hívnak fel, a nap leglehetetlenebb óráiban, amely a kéretlen marketing pontosan olyan formája, amihez senki nem járult hozzá. Vagy hogy egy másik példát említsünk, az eladó, aki üzletében minden lépésünket követi, holott nem kértük jelenlétét és segítségét.

Elengedhetetlen, hogy e-mail etikettünk megfelelő legyen, és ezáltal növeljük online produktivitásunkat, és félreértésektől mentes, zavartalan kommunikációt alakítsunk ki. Ha a fenti tényezők mindegyikét figyelembe vesszük, e-mailjeinknek abszolút szakszerű megjelenést kölcsönözhetünk, amely azt a különösen fontos üzenetet közvetíti a fogyasztó felé, hogy vállalatunk komolyan veszi üzleti ajánlatát, és tiszteli fogyasztói idejét és jogait.

joelene orlando, az eMarketing Answers tanácsadójának cikke alapján a fordítást gaborják éva készítette

www.marketinginfo.hu